Gestion d’une pharmacie : 10 bonnes pratiques pour optimiser son fonctionnement au quotidien

La gestion d’une pharmacie repose sur un équilibre fragile : flux patients, approvisionnements, mise en place des rayonnages, tâches administratives, sécurité des produits de santé, contrats fournisseurs, normes en vigueur… Chaque journée implique des dizaines de mouvements et de décisions. Pour un professionnel, maintenir un fonctionnement fluide demande de la méthode, une bonne répartition des rôles et des outils adaptés.

Un simple oubli, un retour fournisseur non traité, une facture comptable en attente, un dossier patient mal classé, un contrôle qualité repoussé — peut suffire à ralentir l’activité et créer des ruptures non anticipées. À l’inverse, un flux de travail structuré permet d’améliorer l’expérience au comptoir, de renforcer la satisfaction globale et de réduire les pertes, notamment sur la parapharmacie.

Le saviez-vous ?
👉 30 % des pertes en officine proviennent d’un manque de visibilité sur le stock de sécurité, la conservation ou les opérations de suivi.

Une meilleure organisation permet d’améliorer l’activité officinale, d’assurer la sécurité des produits, et d’offrir un environnement de travail plus fluide à l’équipe de pharmacie.

Voici 10 bonnes pratiques concrètes, pensées pour les professionnels de santé :

1. Structurer efficacement la gestion des stocks en pharmacie

Un stock mal maîtrisé peut fragiliser l’activité : excédents coûteux, ruptures, perte de produits soumis à péremption, erreurs liées à une mauvaise description ou à une liste mal classée.
Une optimisation régulière du stockage contribue à une gestion de pharmacie plus stable et plus moderne.

Analyser la rotation et anticiper les besoins

La méthode ABC reste idéale pour analyser le stock, voir plus de détails sur les mouvements, et identifier ce qui nécessite un réapprovisionnement.

• A → articles essentiels
• B → rotation intermédiaire
• C → rotation faible

Gérer les dates de péremption et les périmés

Le suivi des dates nécessite des opérations régulières et une bonne organisation interne :

• identifier les produits en fin de conservation,
• créer une zone péremption dédiée,
• vérifier la conformité,
• utiliser un logiciel de gestion officinale permettant une alerte automatique,
• suivre les produits sensibles via une fiche de stock.

👉 Pharmagreen, pour les invendus de parapharmacie :
Quand certains articles ne trouvent pas preneur et sont proche de la péremption, un professionnel peut :

• valoriser les produits encore utilisables,
• réduire les pertes,
• récupérer une part de leur valeur,
• contribuer à une initiative responsable.

Une solution complète pour améliorer l’organisation tout en respectant les normes, et cela évite le gaspillage en officine.

Optimiser les commandes et éviter les excédents

Pour un secteur soumis à des variations régulières, mieux vaut :

• analyser le dossier d’achats pour ajuster les volumes,
• utiliser une interface simple pour filtrer les besoins,
• limiter les quantités imposées,
• vérifier les conditions avant validation,
• maintenir un stock de sécurité cohérent avec l’activité.

Cette optimisation réduit les coûts et fluidifie la gestion d’officine au quotidien.

2. Utiliser un logiciel de gestion d’officine performant

Un logiciel moderne permet d’obtenir une analyse fiable, de sécuriser la traçabilité et d’améliorer l’organisation. C’est un outil de gestion indispensable pour piloter l’établissement.

Fonctionnalités indispensables

Un bon logiciel doit proposer :

• tableau de bord,
• accès rapide aux ordonnances et aux informations,
• suivi des produits et de la conservation,
• factures et paiements,
• rapports d’activité,
• interface intuitive,
• module de contrôle qualité,
• fonctionnalités adaptées aux professionnels de santé.

Bien choisir son logiciel

Un logiciel de gestion officinale doit être :

✔ intuitif,
✔ compatible avec votre métier,
✔ sécurisé,
✔ conforme aux exigences réglementaires,
✔ adapté aux tâches quotidiennes de l’équipe de pharmacie,
✔ capable de faciliter le travail et la communication interne.

Éviter :

❌ les versions limitées,
❌ les outils trop complexes,
❌ l’absence de formation,
❌ les systèmes incompatibles avec votre établissement de santé.

3. Améliorer l’organisation physique de l’officine

Une mise en place cohérente des rayonnages facilite le travail, améliore la satisfaction client et réduit les pertes liées à un stockage mal adapté.

Optimiser l’espace de stockage

Classer par aspect ou par catégories aide à :

• garantir la lisibilité,
• fluidifier les opérations,
• maintenir un environnement conforme aux normes,
• limiter les erreurs de préparation.

SCHÉMA D’ORGANISATION À INTÉGRER

Mettre en place des protocoles clairs

La méthode 5S s’adapte parfaitement :

CHECKLIST 5S À INTÉGRER

✔ Trier
✔ Classer
✔ Nettoyer
✔ Standardiser
✔ Maintenir
✔ Former les membres de l’équipe

Ces bonnes pratiques renforcent le contrôle qualité et facilitent le travail des professionnels de santé.

4. Digitaliser les processus et automatiser les tâches

La technologie moderne permet de réduire les erreurs, d’accélérer les opérations et d’améliorer la sécurité.

Automatisation utile

Grâce au LGO ou à un logiciel de gestion officinale, vous pouvez :

• automatiser les opérations de suivi,
• générer des rapports dynamiques,
• faciliter la lecture des tableaux,
• identifier les anomalies,
• classer les documents en quelques clics.

👉 Pharmagreen simplifie aussi la gestion des périmés via l’import d’un bordereau directement dans la plateforme.

Applications et outils utiles

TOP 5 OUTILS À INTÉGRER

• applications de scan
• inventaire digital
• modules RSE
• gestion documentaire
• pharmacy software moderne

5. Structurer la gestion du personnel

Le rôle de chacun doit être clair et visible pour maintenir l’efficacité.

Répartition des responsabilités

Exemples :

• préparateur : suivi des produits + stockage
• pharmacien : contrôle qualité + ordonnance
• office manager : gestion administrative + communication
• titulaire : supervision + contrats

Formation continue

Former régulièrement chaque membre maximise la sécurité, l’autonomie et le respect des conventions.

PLANNING FORMATION À INTÉGRER

6. Assurer la conformité réglementaire

Un établissement de santé doit garantir le respect des normes en vigueur.

Procédures obligatoires

• gestion des stupéfiants,
• traçabilité,
• sécurité des produits,
• élimination déchets,
• contrôle interne.

Documentation

• DAC,
• registres,
• audits qualité,
• fiches de suivi.

7. Optimiser l’expérience client

Une bonne organisation améliore la prise en charge et soutient le pharmacien au comptoir.

Organisation du comptoir

Principes :

• confidentialité,
• fluidité,
• visibilité,
• accueil professionnel.

Parcours client optimisé

8. Piloter la performance économique

Des tableaux de bord bien construits permettent de voir les détails des ventes et d’identifier les zones d’optimisation.

Indicateurs clés

• marge,
• assurabilité,
• taux de rotation,
• réduction des pertes,
• variations saisonnières.

Ajuster la politique d’achat

Cette étape nécessite :

• analyse,
• comparaison,
• mise en place de contrats adaptés,
• contrôle régulier.

9. Déployer une stratégie RSE simple

Une démarche responsable est un véritable avantage pour un site moderne et pour les consommateurs.

Réduction des pertes

Pharmagreen permet :

• une optimisation de la gestion des périmés,
• la valorisation des produits encore utilisables,
• la réduction des déchets.

Engagement local

• dons,
• communication,
• sensibilisation.

10. Gérer les invendus et périmés

Pourquoi structurer ce process ?

Pour :

• réduire les pertes,
• sécuriser la gestion des produits,
• garantir la conformité.
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Foire aux questions :

Conclusion

Une gestion d’officine moderne repose sur :

• une meilleure organisation,
• la sécurité des produits,
• une optimisation continue,
• des outils fiables,
• une équipe formée,
• une démarche responsable.

Envie de réduire vos pertes, gagner du temps et valoriser vos invendus para sans complexifier votre organisation ? Découvrez comment Pharmagreen transforme un problème quotidien en avantage économique, écologique et solidaire pour votre pharmacie.

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